Comisiones por devolución: cómo evitarlas y qué hacer con ellas si nos las cobran

Seamos claros. Todos los gastos, los costes, todo lo que lima nuestra tesorería, nuestra cuenta de resultados, todo duele. Pero, asumiendo que no se crece sin dolor hay costes que escuecen más que otros. Ese es el caso de los costes financieros que se originan como consecuencia de un impagado. Es por ello que en nuestro artículo de hoy vamos a centrarnos en cómo evitar las comisiones de devolución y qué hacer con ellas si llegan a cobrárnoslas.

Especialmente en este tipo de comisiones conviene tener la cabeza fría, pues van unidas generalmente a un estado de ánimo un tanto alterado: una venta que teníamos como tal no se produce, nos rompe la planificación de tesorería, nos estropea una relación comercial, nos consume tiempo (que es dinero) y encima nos cobran por ello.

A llevarlo de la mejor manera posible ayuda el tener previsto cómo actuar de una manera previa, el reducir el riesgo al máximo y el seguir las pautas que nos habíamos marcado a posteriori.

Comisiones de devolución: lo primero, prevenir

¿Por qué una entidad financiera nos cobra comisiones de devolución de un recibo, de una letra o de un cheque? Pues, aunque muchos crean que se trata únicamente de ganar dinero con ello, el objetivo último es la prevención del riesgo.

A ningun gestor bancario le gusta que sus clientes contribuyan al margen de su entidad mediante comisiones de devolución, siendo pan para hoy y hambre para mañana. A través de la comisión la entidad recupera los costes interbancarios que le repercute la otra entidad, gana dinero (que también compensa el coste que supone la gestión de esos impagados con su cliente), pero, sobre todo, penaliza el canalizar a través suyo efectos, documentos de cobro, operaciones de cobro poco probable.

Cobrándonos por ello logra que extrememos nuestros filtros, estimula nuestra política de selección de clientes y de gestión del riesgo de los mismos. Es una comisión totalmente conductista.

Precisamente por ello, si bien se puede negociar con el banco la comisión concreta a cobrar, en función de la vinculación y cesión de negocio que tengamos con el mismo, siendo honestos, no es nada fácil. Seguramente sea de las comisiones más difíciles de negociar, por la finalidad que hemos comentado, y la insistencia en negociar la misma, especialmente en clientes nuevos, puede perjudicar nuestra imagen y afectarnos en otras variables más importantes del acuerdo banco-empresa.

Por tanto, es evidente que lo primero que tenemos que hacer es precisamente eso, prevenir, desarrollar procedimientos para evitar las devoluciones ( es de perogrullo, pero si no hay devolución, no hay comisión). Veamos algunas opciones que funcionan, especialmente si las empleamos con los clientes adecuados.

• Establecer políticas claras de selección y mantenimiento de clientes: ¿quién puede ser cliente nuestro y quién debe dejar serlo?
• Una adecuada gestión de los medios de pago que ha de ponderar aspecto de riesgo, de financiación, etc: no tiene el mismo coste de devolución un pagaré que un adeudo domiciliado y, por ejemplo, las transferencias o el metálico no tienen coste devolución. Más allá de los límites máximos de riesgo que damos a cada cliente, de los plazos, están las formas de cobro concreto.
• Si tenemos papel sin descontar, y tenemos dudas serias, sobre si va a ser cobrable o no, si es posible quizás es mejor no descontarlo, no gestionar su cobro y presentarlo directamente ante el cliente para que nos lo abonen en firme. Si finalmente vemos que no nos van a pagar pero queremos acreditar el hecho para una reclamación judicial lo presentamos al cobro (algo similar se puede hacer con los cheques).
• Aunque se va convirtiendo en residual, mucho cuidado con el papel comercial sin domiciliar, donde aunque resulte increíble se disparan los índices de devoluciones por no dar los librados instrucciones de domiciliación.
• Conviene, por tanto, hacer un seguimiento del papel descontado sin domiciliar con nuestro banco, recordando a los olvidadizos que tienen que domiciliarlo, que la notificación que reciben del banco no es una mera formalidad, o en última instancia intentar recuperarlo si vemos que no va a ser abonado (con cuidado).
• Cotejar periódicamente con los clientes las cuentas de domiciliación, confirmando al facturar que la cuenta es ok (hay un número respetable de devoluciones por cambio de cuentas o de banco sin previa comunicación).
• Evitar las devoluciones por disconformidad con el importe o fecha, confirmando siempre con el cliente el importe a cargar y cuándo se hará.

¿Qué hacer cuando ya te han cobrado la comisión de devolución?

El 80 % del trabajo se concentra en labores de prevención del estilo de las descritas. Ese debe ser nuestro principal campo de batalla. Pero, por muy bien que lo hagamos, tener permanente un índice de impagados del 0 % es imposible. Es más, habría que desconfiar de aquellas empresas que hacen gala del mismo (o no es cierto o no asumen el más mínimo riesgo, lo que, paradójicamente, suele ser un riesgo a largo plazo). Por tanto, una vez superan nuestra primera línea de defensa deberemos plantearnos qué hacer con las comisiones de devolución que nos apliquen.

• Lo primero es saber los motivos del impagado. A través de de nuestro banco y la información que nos facilita podremos determinar si se trata de falta de saldo, de domiciliación incorrecta, de falta de la misma, etc.
• Con el paso anterior, y hablando con el cliente, debemos determinar de quién es la responsabilidad. Si finalmente es nuestra ya sabéis lo que pasa.
• Si es cosa de nuestro cliente deberemos tomar alguna decisión: algunos eliminan directamente a esos clientes de su cartera.
• Otros les repercuten expresamente los gastos de devolución que les han cobrado, e incluso algunos tienen una política de penalizaciones por impago que supera dichos costes y que se comunica previamente a los clientes que quieren trabajar con ellos.
• Los hay más «comercialmente correctos» que lo hacen es incorporar ese coste en los nuevos importes facturados como un mayor precio.
• Aunque es infrecuente, puede ser que se haya cometido algún error por parte de los bancos implicados en el proceso. En este sentido, tenemos que ser conscientes de que cada uno, proveedor y cliente, deberá gestionar esa incidencia directamente con su entidad.

¿Habéis analizado ya cuánto dinero se os va en comisiones de devolución?

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