El Registro Mercantil, como su nombre indica, es un registro público donde se inscriben los actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles con la finalidad de darlos a conocer a cualquier persona que demande la información.
Los Registros Mercantiles están establecidos en todas las capitales de provincia, localizándose en Madrid la sede central. Esto significa que todo aquél que quiera inscribir un acto debe dirigirse al Registro que le corresponde según su domicilio.
¿Quiénes deben inscribirse?
Existen una serie de entidades que deben inscribirse obligatoriamente. Podemos citar las sociedades mercantiles (sociedades anónimas, limitadas, etc.), las mutuas, bancos y entidades de crédito, fondos de inversión y pensiones, sociedades de garantía recíproca, de inversión colectiva, agrupaciones de interés económico, entre otras. El empresario individual puede también inscribir distintos actos que afectan a su identificación y a su empresa.
En el caso de las sociedades, deben incribir en el Registro los siguientes actos:
- Los aumentos y reducciones de capital.
- Las modificaciones estructurales, fusiones, escisiones y absorciones.
- Las disoluciones y liquidaciones.
- Los nombramientos y ceses de cargos.
- Los poderes.
- Los concursos de acreedores.
- La legalización de los libros de los empresarios, que puede realizarse remitiendo los libros en soporte informático.
- El depósito de los documentos contables.
La no inscripción de los actos de registro obligatorio puede dar lugar a que las personas obligadas incurran en responsabilidad. En el caso de las sociedades mercantiles, será el administrador o el presidente del consejo, en su caso, quienes deberán realizar el acto. El incumplimiento de la obligación podrá ser sancionado con multas que van desde los 300 a los 3.000 euros.
Para registrar cualquier cambio relativo a una sociedad, ésta debe estar previamente inscrita. Los hechos se registrarán siguiendo el orden temporal lógico en el que se producen. Del mismo modo, la legalización de libros de cuentas debe hacerse por orden de fecha. No podemos legalizar las cuentas de 2011 si no hemos legalizado las de 2010.
La falta de presentación de los libros de cuentas impedirá también el Registro de cualquier hecho mientras no se de cumplimiento a la obligación.
Cómo se realiza la inscripción
Cualquier documento no es susceptible de ser registrado. Los documentos que pueden ser registrados son los que tienen carácter público, notarial, judicial o administrativo (salvo en determinados casos). La inscripción debe solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento del documento.
Al ingresar cualquier documento se extiende un asiento de presentación. El Registro Mercantil se lleva por el sistema de folio personal, es decir, a cada sujeto inscrito se le abre una hoja registral en la que se anotan todos los hechos y actos que configuran su historial jurídico.
El Registrador debe realizar la inscripción en el plazo de quince días desde la presentación. De existir defectos, se procede a la devolución de los documentos para la subsanación. En determinados casos, puede denegarse una inscripción mediante calificación negativa del Registrador.
Los documentos inscritos se entienden exactos y válidos. Esto no implica que no se pueda presentar oposición a los mismos una vez publicados en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. En este caso podría declararse que el hecho registrado no es exacto o es nulo.
Cualquier persona puede acceder a la información que contiene el Registro pagando una tasa. Esto facilita que clientes y proveedores puedan hacer averiguaciones sobre la solvencia de una empresa antes de contratar servicios. También los socios pueden verificar el estado de cuentas y la gestión del administrador.
El Registro Mercantil Central
El Registro Mercantil Central, con sede en Madrid, se encarga de dar publicidad a los datos que recibe de los distintos Registros Mercantiles. Asimismo se encargará de la publicación del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).
Dentro del Registro se encuentra la sección de denominaciones, que guarda los nombres de todas las entidades inscritas. A este registro hay que dirigirse cuando se desea reservar nombre para una Sociedad Limitada.
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