Documentos de llevanza obligatoria para las entidades mercantiles

Cualquier empresa que se constituye, tanto sea titularidad de un empresario autónomo o de una persona jurídica, debe cumplir una serie de obligaciones documentales referentes a la actividad económica que desarrolla. Estas obligaciones son más amplias cuando hablamos de entidades de capital.

Las entidades mercantiles deben llevar una serie de libros exigidos por la normativa contable, por la fiscal y por la propia legislación de las sociedades.

Libros internos

  • El libro de socios. Exigible a las entidades de responsabilidad limitada. En él se anotan las participaciones sociales de cada socio y las variaciones en las mismas. Las sociedades anónimas y comanditarias llevarán un libro registro de acciones nominativas. Ambos deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de su uso.
  • Libro de actas. Las actas recogen los acuerdos tomados por las juntas y los órganos colegiados de la sociedad (administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones ejecutivas…). Al igual que el libro de socios, se legalizará en el Registro Mercantil antes de su uso.
  • Libro de contratos entre la empresa y el socio. Oblitatorio tan solo para las sociedades unipersonales.

Libros contables

  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este libro se abre con el balance inicial detallado de la empresa y contiene además los siguientes documentos: balances trimestrales de comprobación de sumas y saldos; inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales.
  • Libro Diario. En él se registrarán en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa, pudiendo efectuarse anotaciones que resuman operaciones realizadas en un plazo no superior al mes, cuyo detalle se registrará en otros libros.

Los libros contables pueden legalizarse previamente a su uso o posteriormente, dentro del plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Su formato puede ser en papel o electrónico. Su plazo de conservación es de seis años a contar desde el último asiento anotado.

Las sociedades suelen llevar otros libros auxiliares que sirven de soporte a la información contenida en las cuentas anuales. Uno de los más utilizados es el libro mayor. Estos libros pueden legalizarse también de manera voluntaria.

Libros fiscales

La normativa fiscal obliga a la llevanza de una serie de libros de naturaleza tributaria. Algunos de ellos son comunes para todo tipo de entidades, tanto se trate de empresario autónomo como de entidades mercantiles.

  • Libros de facturas emitidas y recibidas a efectos de IVA. Las facturas se anotarán indicando su número,fecha, datos del emisor o destinatario, tipo impositivo y cuota soportada o repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo de bienes.
  • Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Es exigible a los sujetos pasivos de IVA que realicen determinadas adquisiciones o entregas de bienes a otro estado miembro. Para cada operación se anotará la fecha, descripción del bien, identificación del destinatario a efectos del IVA, razón social y domicilio y estado miembro interviniente en la operación.

La documentación de naturaleza fiscal, es decir, los libros junto con los documentos que en ellos se registran, debe conservarse durante el plazo de cuatro años. En la actualidad, la mayor parte de la documentación societaria se elabora mediante programas informáticos, que permiten su conservación de manera fiel e inalterada y suponen un considerable ahorro de espacio y de papel.

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