El carácter deducible de los gastos en el Impuesto sobre Sociedades viene determinado por el cumplimiento de unos criterios determinados e ineludibles. De no cumplirlos, una gasto justificado y desgravable podría perder esa consideración.
Para que un gasto se considere deducible debe estar contabilizado, es decir, aparecerá en la cuenta de Pérdidas y Ganancias del ejercicio o en una cuenta de reservas si así lo establece la normativa. Se exceptúan de esta exigencia los supuestos de libertad de amortización, amortización acelerada en el ámbito de empresas de reducida dimensión y de los contratos de arrendamiento financiero.
El gasto debe estar justificado. No serán deducibles los gastos que no se correspondan con un soporte documental: factura completa, recibos, nóminas, escritura pública…El medio de prueba que apoye la validez del gasto es exigible al contribuyente, de tal modo que, de no poder probar su naturaleza, se perdería el derecho a desgravación.
El gasto contabilidado podrá imputarse al periodo impositivo si es en ese ejercicio en el que se ha devengado.
A pesar de reunir estas condiciones,la normativa del impuesto recoge una serie de gastos que no se consideran deducibles como son:
- La retribución de los fondos propios, como sería el reparto de dividendos o primas de asistencias a juntas.
- Los gastos derivados del mismo Impuesto de Sociedades.
- Las multas y sanciones penales y administrativas; el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones. Si serán deducibles los intereses de demora puesto que no tienen carácter sancionador.
- Las amortizaciones y provisiones que excedan de los límites y supuestos señalados en la Ley.
- Las pérdidas del juego.
- Los donativos y liberalidades. No se considerarán donativos y serán, por tanto, deducibles: los gastos de relaciones públicas con clientes y proveedores; los gastos originados por atenciones al personal según el uso y costumbre de la empresa; los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, las ventas de bienes y prestaciones de servicios; los gastos correlacionados con los ingresos.
- Las dotaciones a provisiones o fondos internos de pensiones.
- Los gastos de servicios que correspondan a operaciones realizadas en paraísos fiscales o pagados a través de personas o entidades residentes en los mismos, salvo que el sujeto pasivo pueda demostrar que el gasto devengado corresponde a una operación o transacción efectivamente realizada.
- Gastos financieros devengados en el período impositivo, derivados de deudas con entidades del grupo,salvo que el sujeto pasivo acredite que existen motivos económicos válidos para la realización de dichas operaciones. Con efectos para los períodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2012.
Algunos de estos gastos son de uso muy frecuente en las empresas, como es el caso de las cestas de Navidad. Si forman parte de los usos y costumbres, tendrán la consideración de partida deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades. Para ello no será necesario que figuren en convenio colectivo ni en pacto alguno. El gasto tendrá el tratamiento de retribución en especie, por lo que la empresa deberá hacer el ingreso a cuenta correspondiente.
En definitiva, podemos ver que no es suficiente con tener una factura a nombre de la empresa para poder deducirla. Es necesario que la naturaleza del gasto esté justificada. Ante la duda, mejor no contabilizarla porque algún día podemos vernos en un problema para demostrar que ese gasto era necesario para la actividad.
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