La obligación de expedir factura según el nuevo reglamento de facturación

El pasado día 1 de diciembre se publicó en el BOE el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que contiene el nuevo reglamento de facturación que entrará en vigor el 1 de enero de 2013. Este reglamento tiene como objetivo armonizar las normas de facturación en el territorio de la Unión Europea.

Tanto los supuestos que obligan a la expedición de factura como aquellos exceptuados de obligación, son mayoritariamente los que se venían aplicando, pero se introducen algunas novedades, entre las que se encuentra la sustitución de los tiques por las facturas simplificadas o la nueva definición de la factura electrónica.

Todo empresario o profesional deberá expedir factura y copia de la misma por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas de IVA. También se expedirá factura por los pagos anticipados a la prestación de servicios o a la entrega de bienes, con excepción de las entregas de bienes exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del Impuesto (entregas intracomunitarias de bienes).

Factura ordinaria y factura simplificada

Cuando el importe que se factura no exceda de 400 euros (IVA incluido) podrá emitirse una factura simplificada. La factura simplificada se diferencia de la ordinaria en que su contenido es más reducido, puesto que no incluye el domicilio del que la expide ni los datos del destinatario. Tampoco es obligatorio el desglose del IVA, sino tan solo especificar el tipo impositivo aplicado y reseñar opcionalmente «IVA incluido». Si el destinatario es un empresario o profesional o, sin serlo, la exige para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, incluirá también el Número de Identificación Fiscal, el domicilio del destinatario de las operaciones y la cuota de IVA consignada por separado.

También podrá expedirse factura simplificada cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones para las que el anterior reglamento contemplaba la emisión de tiques: ventas al por menor, a domicilio, servicios de ambulancia, hostelería, discotecas, peluquerías, lavanderías, revelado fotográfico, autopistas y aparcamiento de vehículos, servicios telefónicos en cabinas de uso público, alquiler de películas y utilización de instalaciones deportivas.

Las facturas podrán expedirse en papel o en formato electrónico, siempre y cuando quede garantizada su autenticidad, legibilidad e integridad de su contenido durante todo el periodo de conservación obligatoria. El emisor deberá garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado mediante cualquier medio de prueba admitido en Derecho. Los controles de gestión habituales de la empresa deberán permitir que se establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Sólo podrá expedirse un original de cada factura. Los duplicados serán válidos cuando la misma factura se dirija a distintos destinatarios, en cuyo caso deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos. Cada duplicado se identificará con ese nombre y tendrá la misma eficacia que el original. También se admite la emisión de duplicados en caso de extravío del original.

Plazo de expedición y conservación de las facturas

Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación, a no ser que el destinatario sea un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad, en cuyo plazo se expedirán antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto. Una misma factura podrá incluir distintas operaciones siempre que se hayan producido dentro del mismo mes natural y se dirijan a un único destinatario. Las facturas recapitulativas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que recogen. Si se destinan a un empresario o profesional se atendrán al plazo anteriormente mencionado.

La factura original se remitirá al destinatario en el momento de su emisión si el destinatario es un particular o en el plazo de un mes desde la fecha de emisión si se destina a un empresario o profesional.

Los empresarios o profesionales conservarán durante seis años las factura recibidas; las copias o matrices de las facturas expedidas, los justificantes contables, recibos, o documentos acreditativos de importaciones. Esta obligación es aplicable a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos de IVA.

Los documentos se conservarán con su contenido original y de manera ordenada. El sujeto pasivo puede delegar las obligaciones en un tercero, que actuará en su nombre, pero en cualquier caso, el responsable del cumplimiento de las obligaciones será siempre el empresario o profesional que expide las facturas.

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