En el mes de abril, una gran mayoría de las entidades mercantiles legaliza sus libros contables en el Registro Mercantil donde esté registrada la sociedad. Desde el cierre del ejercicio, el administrador dispone de tres meses para formular las cuentas anuales y 30 días más para depositar los libros en el registro correspondiente. El plazo para hacerlo finaliza el día 30 del presente mes. Los autónomos no están obligados a realizar este procedimiento puesto que no tienen que llevar una contabilidad normalizada, sino unos libros de facturas emitidas y recibidas y fichas de inmovilizado.
Los libros obligatorios son el Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Existen otros en función de las características de la entidad, como puede ser el libro de contratos entre la empresa y el socio en la sociedades unipersonales. Asimismo, pueden también legalizarse otros libros de manera voluntaria como el mayor o libros auxiliares de la actividad económica.
Los libros pueden presentarse encuadernados en papel, en cuyo caso se exige que la encuadernación no permita la sustitución de los folios. El primer folio se dejará en blanco y los demás irán numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicadas, anulando los posibles espacios en blanco. Este libro puede legalizarse antes o después de realizar los asientos o anotaciones.
Otra forma de presentación, que es de hecho la más utilizada en la actualidad, es en soporte digital (CD) elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o utilizando el programa Legalia, disponible para su descarga en la página del Registro Mercantil en la dirección www.registradores.org.
Por último, es posible el uso del soporte telemático. Para la presentación por esta vía se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores.
La finalidad de la legalización es evitar que la información que contienen los libros se pueda manipular posteriormente. El archivo y custodia corresponde a la empresa. Los libros contables deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento, atendiendo a la legislación mercantil. Según la legislación fiscal, a los 4 años a partir de la finalización del plazo voluntario de presentación del impuesto, se producirá la prescripción.
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