Las normas de facturación, un requisito imprescindible para deducir

El conocimiento de las normas de facturación es un requisito imprescindible para todo empresario o profesional. La factura es el único documento admisible para poder desgravar el IVA de un gasto y uno de los pocos considerados deducibles a efectos de IRPF en la actividad económica. No es infrecuente que un gasto no se tenga como tal por no estar en posesión de un documento válido a nivel fiscal.

Obligación de expedir factura

El ejercicio de una actividad económica obliga a expedir y entregar factura u otro justificante por las operaciones que se realicen y a conservar copia de los mismos. En todo caso, existe esta obligación:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúa como tal, o cuando siendo un particular, lo exija.
• Cuando se realicen entregas de bienes destinados a otro Estado miembro de la UE exentas del IVA. (Entregas intracomunitarias)
• Cuando se realicen exportaciones de bienes exentas, salvo las ventas en las tiendas libres de impuestos.
• Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica, independientemente de donde esté establecida.
• En ventas a distancia localizadas en el territorio español.
• En entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje.

Desde el 1 de enero de 2011 los sujetos pasivos por inversión no tienen obligación de expedir autofactura por las operaciones de las que sean destinatarios. Tanto la factura original como el justificante contable de la operación expedido por quien efectuó la entrega o prestó el servicio, serán los documentos justificativos para ejercitar la deducción del IVA.

Operaciones exceptuadas de la obligación

Están exceptuadas de la obligación genérica de facturación:

• Las operaciones exentas de IVA, salvo las relativas a los servicios médicos y asistenciales; entregas y arrendamientos de terrenos y edificaciones; bienes utilizados para realizar operaciones exentas o las excluidas de deducción en la adquisición, afectación o importación.
• Las operaciones sujetas a recargo de equivalencia (salvo por las entregas de bienes en las que el sujeto pasivo renuncie a la exención del IVA); régimen especial simplificado (con excepciones) y régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (salvo en el caso de entregas de bienes inmuebles que hubieran renunciado a la exención; supuestos de inversión del sujeto pasivo o cuando dichos empresarios tributen por el IRPF en el régimen de estimación directa).
• Aquellas en las que la Agencia Estatal de Administración Tributaria lo autorice.

Tendrá la consideración de justificante cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación cuando quien realice sea un empresario o profesional no establecido en la Comunidad.

Contenido de las facturas

Las factura contendrán, com mínimo los datos o requisitos siguientes:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando el obligado realice operaciones de distinta naturaleza o cuando cuente con varios establecimientos comerciales. Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series distintas, las facturas emitidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros (autofactura) y las rectificativas.

b) La fecha de su expedición.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d) NIF atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

e) NIF del destinatario en los siguientes casos: si se trata de una operación realizada en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional está establecido en el; si se trata de una entrega exenta de bienes destinados a otro Estado miembro; si el destinatario es sujeto pasivo del Impuesto.

f) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando sujeto obligado o el destinatario dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas si esta información es relevante para establecer el régimen de tributación. Si el destinatario fuera una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatorio reflejar su domicilio.

g) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto.

h) El tipo o tipos impositivos y la cuota tributaria, anotados por separado

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Documentos sustitutivos de las facturas

En determinadas operaciones ser autoriza que la obligación de expedir facturas se pueda cumplir mediante el uso de determinados documentos sustitutivos de éstas, como en el caso de los tiques. Estos documentos deberán contener los siguientes datos mínimos: número y serie; NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición, tipo impositivo aplicado o la expresión «IVA incluido» y contraprestación total.

Estos documentos sustitutivos no habilitan para la deducción del IVA soportado. Pueden utilizarse en las siguiente operaciones, siempre que su importe no exceda de 3.000€ (IVA incluido): ventas al por menor, servicios en ambulancia, servicios a domicilio, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, servicios telefónicos prestados mediante cabinas de uso público o mediante tarjetas, servicios de peluquerías e institutos de belleza, utilización de instalaciones deportivas, revelado de fotografías, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, servicios de tintorería y lavandería, utilización de autopistas y peajes.

Las facturas o documentos sustitutivos deben ser expedidos, por norma general, en el momento de realizarse la operación, salvo que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, en cuyo caso debe expedirse dentro del plazo de un mes a contar a partir del citado momento. En todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.