A la hora de tramitar con la administración electrónica, muchas empresas utilizan los servicios de gestores o asesores que les ayudan con temas fiscales, laborales, etc. Pero no sólo se encargan de elaborar los modelos que hay que presentar, sino también de enviarlos firmados digitalmente a la entidad correspondiente. Para realizar esta presentación telemática, es necesario que estén apoderados electrónicamente por la empresa a la que representan. Vamos a ver las ventajas e inconvenientes del apoderamiento electrónico frente a la cesión del certificado, que es otra alternativa.
Porque el certificado de firma electrónica no deja de ser un archivo de software que, una vez generado y verificado, podemos copiar, pegar e instalar en diferentes ordenadores. Esto es muy cómodo para las empresas, porque pueden enviar el certificado a través de correo electrónico a su asesor, que procederá a instalarlo en su ordenador. Cuando tenga que presentar un modelo ante la Agencia Tributaria, por ejemplo, seleccionará dicho certificado y firmará con él. No presenta la liquidación en nuestro nombre, sino que somos nosotros, nuestra empresa, la que está realizando dicha presentación.
Ventajas del apoderamiento electrónico
El apoderamiento electrónico permite a una empresa ponderar a una persona o entidad para que actúe en su nombre. Para ello hay que inscribirse en el Registro electrónico de apoderamientos, REA, y seleccionar ante que entidad queremos otorgar dicho apoderamiento, seleccionar el trámite o grupo de trámites para los que queremos autorizar a nuestro apoderado y firmar electrónicamente la solicitud. Esto nos da la oportunidad de permitir que presenten o firmen electrónicamente en nuestro nombre sólo para un número limitado de procedimientos o ante determinadas administraciones.
Si lo que hacemos es ceder nuestro certificado de firma, la persona o empresa a la que se lo hemos cedido podrá utilizarlo para cualquier situación que requiera una firma electrónica. De esta forma es como facilitar un cheque en blanco para que realice todo tipo de trámites por nosotros. Por lo general se actúa bajo la premisa de una relación de confianza, pero debemos tener en cuenta que ante cualquier error, no podemos negar que hemos firmado dicho documento, ya que uno de las cosas que asegura la firma electrónica es el no repudio.
De esta forma, el apoderamiento electrónico nos asegura que la persona o entidad que nos representa va a acceder sólo a aquellos trámites o procedimientos ante diferentes organismos que nosotros hemos autorizado. Por ejemplo, podríamos autorizar a un tercero para que le lleguen nuestras notificaciones de la Agencia Tributaria, pero no para que le lleguen las notificaciones de la DGT, por ejemplo. O dentro de un mismo organismo, podría acceder sólo a las notificaciones, pero no presentar ningún documento por nosotros. El nivel de permisos que permite establecer es bastante flexible, aunque lo normal es que luego las empresas autoricen casi todo los trámites que están disponibles.
Como poderdantes podemos revocar en todo momento el apoderamiento otorgado, de manera que si se rompe nuestra relación con nuestro asesor, este deja de representarnos inmediatamente. El apoderamiento se otorga por un tiempo limitado, por lo que tenemos que ir renovando su vigencia. Por su parte, los apoderados también pueden renunciar a dicho apoderamiento. De esta forma tenemos mucha más seguridad jurídica que cediendo el certificado electrónico.
Inconvenientes del apoderamiento electrónico
Pero lo cierto es que esta figura también tiene algún inconveniente. Empezando por el número de trámites que puede realizar un apoderado. No todas las cuestiones que requieren nuestra firma electrónica en la administración electrónica están habilitados para que los realice un apoderado. Si se encuentra con este inconveniente, tendrá que avisarnos para que seamos nosotros los que entremos y realicemos el trámite. Esta simple cuestión ya hace que para muchas empresas sea más cómodo ceder el certificado de firma.
Tampoco están todas las administraciones electrónicas, sobre todo autonómicas y locales, habilitadas en el REA, por lo que si nos encontramos que tenemos que realizar un trámite telemático con el Ayuntamiento y permite el apoderamiento, nos encontramos de nuevo en la situación de tener que utilizar el certificado de firma. Es por esto que para muchas empresas deciden no utilizar el apoderamiento, ya que supone un trámite más y no acaba de resolver del todo sus necesidades para que una asesoría o tercero se ocupe de todo su papeleo burocrático y ellos puedan centrarse en su negocio.
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