Toda empresa o entidad residente o no en España que vaya a desarrollar una actividad económica en nuestro territorio o que satisfaga aquí rendimientos sujetos a retención o ingreso a cuenta debe comunicar a Hacienda sus alta en el censo de obligados tributarios.
Las personas físicas que no actúan como empresario o profesional pero que obtengan rendimientos sujetos a IVA (como ocurre con los que arriendan locales de negocio) se darán también de alta a través del modelo 036, que es el que en general se utiliza para comunicar las obligaciones a la Agencia Tributaria. También se incluirán en el censo las personas o entidades que satisfagan rendimientos sujetos a retención. Hay tres tipos de declaración censal: de alta, de modificación y de baja.
Comunicación de inicio
Mediante la declaración censal se comunica el inicio de la actividad empresarial o profesional, las modificaciones que le afecten y el cese. El inicio de la actividad debe comunicarse de forma previa a que éste se produzca o del comienzo de la obligación de retener. Al presentar el inicio de actividad, se consignan los datos de la persona o entidad que va a realizarla: nombre y NIF, domicilio fiscal y social (en el caso de personas jurídicas), epígrafe del IAE (índice de actividades económicas), locales afectos y obligaciones que le son de aplicación.
Las personas físicas pueden presentar el alta en papel o por medios telemáticos. En este último caso deben disponer de DNI electrónico o de un certificado digital. Las entidades deben obtener en primer lugar el NIF asignado por la Agencia Tributaria. Para ello adjuntarán copia de la escritura de constitución. Si la escritura estuviera sin registrar, le asignarán un NIF provisional. Si ya lo estuviera obtendrán ya el NIF definitivo. Una vez asignado el NIF, el alta puede tramitarse del mismo modo que si se tratara de una persona física. También es posible realizar el trámite de solicitud de NIF y alta en un solo acto.
Con el modelo 036 se solicita la inclusión en el Registro de operadores intracomunitarios y se comunican las circunstancias que afectan al IVA: inclusión en el régimen general o especial del IVA; método de determinación de la base imponible del régimen especial de las agencias de viaje o el de los bienes usado; no sujeción de las entregas de bienes o la aplicación de la regla de la prorrata. En lo que respecta al IRPF se señala la adscripción al método de estimación directo y objetiva y se detallan los datos que afectan al Impuesto sobre Sociedades.
Comunicación de modificación
Con el 036 se comunica la variación de cualquiera de los datos señalados anteriormente. Las modificaciones deben presentarse en el plazo de un mes desde que se produzca el hechoque determina la modificación, aunque existen ciertas excepciones, pues hay plazos específicos que fija la normativa de cada tributo. La renuncia al método de estimación objetiva del IRPF y al régimen simplificado del IVA, por ejemplo, se realizará durante el mes de diciembre anterior al año natural en que deba surtir efectos. Se comunicará en el mismo plazo la opción de tributación en destino para las ventas a distancia a otros Estados miembros de la UE.
Comunicación de baja
Esta comunicación supone la baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. La presentarán quienes cesen en el ejercicio de toda actividad empresarial o profesional o no deban formar parte de dicho censo; los que, no teniendo condición de empresarios o profesionales, dejen de satisfacer rendimientos sujetos a retención o a ingreso a cuenta; las personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, a efectos de la baja en el Registro de operadores intracomunitarios cuando sus adquisiciones intracomunitarias deban resultar no sujetas a IVA.
El plazo de presentación es de un mes a partir del día siguiente al que se produzcan las circunstancias que implican la baja en el censo, aunque existen algunos supuestos particulares. Cuando se disuelve una sociedad o entidad se presentará el 036 en el plazo de un mes desde la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. En el caso de fallecimiento del obligado a declarar, la obligación de presentar la baja corresponde a sus herederos, quienes también están obligados a comunicar la modificación de la titularidad de cuantos derechos y obligaciones tributarias permanezcan vigentes con terceros y presentar la declaración o declaraciones de alta procedentes, todo ello en el plazo máximo de 6 meses.
La comunicación de modificación y la baja pueden realizarse por vía telemática. Sin embargo, ciertas modificaciones que afectan a las entidades mercantiles deben presentarse en papel, porque deben ir acompañadas de la documentación que las justifica. Sería el caso de los cambios de domicilio, los cambios en los órganos de administración o las disoluciones. Las personas o entidades establecidas en el territorio español tendrán que realizar las comunicaciones censales oportunas, incluso cuando desarrollen su actividad fuera de España.
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