La normativa en vigor establece que, de manera general, toda persona que presta un servicio o realiza una entrega de bienes en el ejercicio de su actividad económica debe emitir una factura donde se recojan sus datos y los del destinatario, así como el concepto e importe de lo que se factura. Sin embargo, existen ciertos casos en las que la operativa es diferente.
Hay operaciones que no están sujetas a la obligación de facturar, en función de su importe y de la naturaleza del servicio. También hay circunstancias que permiten que la factura sea emitida por el destinatario.
El Reglamento de Facturación contempla la posibilidad de que el destinatario o un tercero expida la factura en lugar del sujeto obligado siempre y cuando se den las condiciones siguientes:
- Que exista un acuerdo escrito mediante el cual el sujeto pasivo que realiza las operaciones autoriza al destinatario a expedir las facturas correspondientes. El acuerdo se firmará por ambas partes de manera previa a la prestación del servicio y deberá especificar las operaciones en las que podrá utilizarse este procedimiento.
- Las facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan. El destinatario que expida las facturas remitirá una copia al prestador del servicio en el plazo de un mes desde la fecha de las operaciones y, en todo caso, antes del día 16 al mes siguiente al período de liquidación. El empresario dispondrá de 15 días desde la recepción para aceptar la factura recibida. Las facturas o documentos sustitutivos cuyas copias hubiesen sido rechazadas de forma expresa en el plazo antes indicado se tendrán por no expedidas.
- Que el destinatario no esté establecido en la Unión Europea, (salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua). Para poder expedir la factura habrá que comunicar el hecho a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El hecho de que la factura sea expedida por el destinatario no exime al presentador como responsable del cumplimiento de la obligación. Esta operativa es frecuente para realizar el abono de comisiones en distintos ámbitos como puede ser el de los agentes bancarios o de seguros. El pagador practica una liquidación por los servicios que le han prestado y emite un documento justificativo en nombre del agente. También las empresas que gestionan las máquinas recreativas y expendedoras realizan este procedimiento para abonar al establecimiento las comisiones pactadas.
La obligación podrá ser cumplida mediante la contratación de un tercero, como sucede cuando se acude a una gestión administrativa externa a la empresa.
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