El cese de actividades y la extinción de una sociedad

Que cualquier proyecto empresarial tiene fecha de caducidad es algo incuestionable, ahora que esta puede ser de meses, años, décadas o incluso algunas empresas perviven siglos. Pero si en algún momento, por las causas que sean, el empresario tiene que tomar decisiones que impliquen el cese de sus actividades o la extinción definitiva de las mismas, es conveniente saber que hacer ya que dejar una empresa inactiva puede no ser una buena opción.

Cuando un empresario decide poner en marcha una sociedad es como si plantara un árbol, el éxito depende del terreno en donde se plante, del riego que reciba, de las raíces que eche, de cómo expanda sus ramas y de su entorno. Si plantamos un árbol en un mal terreno, no se riega ni recibe el agua necesaria, si sus raíces y sus ramas no se expanden y todos se preocupan de recoger sus frutos y nadie de cuidarlo, probablemente poco durará. Lo mismo pasa con las empresas, aunque desgraciadamente con la crisis muchas se han apagado por no poder adaptarse al entorno.

Si llega ese momento tan temido, esa decisión tan complicada, incluso en muchos casos despues de hacer todo lo posible por salvar la sociedad, debemos diferenciar entre el cese de la actividad, entendido como la suspensión temporal de las actividades empresariales, y la definitiva extinción que supone la finalización de todo tipo de actividad.

El cese de la actividad

En el caso de empresas con personalidad jurídica supone la suspensión de todas las actividades empresariales, es decir, la entidad sigue existiendo pero en un estado de «inactividad», aunque es importante tener en cuenta que hay que seguir presentando las cuentas anuales y el impuesto de sociedades hasta que se extinga definitivamente la sociedad.

Según una publicación elaborada por la Dirección General de Industria y de la PYME (DGIPYME), donde se da información detallada de todos los tramites a seguir, las consecuencias y obligaciones derivadas del cese de la actividad son las siguientes:

• Cesan temporalmente las actividades empresariales o profesionales.
• La sociedad queda inactiva pero mantiene la personalidad jurídica.
• No se pueden emitir facturas por la entrega de bienes o prestación de servicios propios de la actividad
• empresarial.
• Se debe seguir elaborando la contabilidad según el Código de Comercio y Plan General Contable.
• La empresa tiene que seguir legalizando los libros y depositando las cuentas anuales en el Registro
• Mercantil.
• Se mantiene la obligación de presentar el Impuesto de Sociedades.
• Es obligatorio presentar las declaraciones periódicas por las obligaciones de retención que siga teniendo la empresa.
• Es obligatorio presentar la declaración del IVA de aquellas facturas que tengan relación con el periodo del ejercicio en el que la empresa estaba todavía activa (por ejemplo habrá que presentar resúmenes anuales o el último trimestre del ejercicio para solicitar la devolución del IVA soportado).
• Se deben presentar las declaraciones informativas anuales a las que esté obligada la empresa y seguir accediendo a la Dirección Electrónica Habilitada (entidades obligadas: sociedades anónimas, sociedades limitadas y grandes empresas) donde recibirá las notificaciones pendientes.

Los tramites a realizar para el cese de la actividad son:

• Extinción de los contratos de trabajo, siendo los organismos a los que tenemos que dirigirnos la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)
• Baja de los trabajadores contratados y de la cuenta de cotización en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que se practicó la inscripción de los trabajadores.
• Baja del Censo de Empresarios y Profesionales y en el Impuesto de Actividades Económicas en la Agencia Tributaria (AEAT) o entidad local correspondiente en los casos en que esté delegada la gestión censal.
• Baja del Régimen Especial de Autónomos (RETA) en la Dirección Provincial de la TGSS o Administración de la misma.
• Comunicación de cese en otros organismos oficiales y/o registros sectoriales estatales, autonómicos y municipales.

La extinción de la actividad

La extinción supone el fin de las actividades con motivo de su disolución. Para los casos del empresario individual (autónomo) y del emprendedor de responsabilidad limitada, no existe el estado de cese o inactividad propiamente dicho, sino que la empresa finaliza de forma definitiva el desarrollo de todo tipo de actividad.

Los efectos de la extinción son los siguientes:

• Finalización definitiva de las actividades empresariales o profesionales.
• No se pueden emitir o recibir facturas por la entrega de bienes o prestación de servicios propios de la actividad empresarial.
• No se realizarán más anotaciones contables en los libros registro. En caso de que deba llevar la contabilidad conforme al Código de Comercio, cerrará la contabilidad con motivo del cese de actividad. También finalizan las obligaciones de legalización y depósito de cuentas anuales.
• No se presentarán más declaraciones fiscales periódicas relacionadas con la actividad, pero es necesario presentar aquellas que tengan relación con el periodo del ejercicio en las que se realizó actividad (por ejemplo habrá que presentar resúmenes anuales, declaraciones informativas y declarar el rendimiento de la actividad en la declaración del IRPF de ese año).

Tramites a seguir para disolver la sociedad:

Los tramites a seguir en el caso de disolución de la sociedad serian además de los que ya se detallaron cuando hablamos del cese, los siguientes:

• La confección del acta notarial de cese de actividad realizada en una notaria a instancia del empresario.
• La liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD) en las Consejerías de Hacienda de las Comunidades Autónomas donde se encuentre domiciliada la empresa.
• Solicitud de inscripción del cese de la actividad y cancelación de asientos registrales en el Registro Mercantil Provincial (dirección de Registros Mercantiles). En el caso del Empresario de Responsabilidad Limitada, el RMP comunicará la cancelación al Registro de la Propiedad.
• Comunicación de la extinción, en otros organismos oficiales y/o registros sectoriales estatales, autonómicos y municipales.