Los trabajadores de las empresas, en el desarrollo de su actividad profesional, pueden incurrir en gastos, tales como comidas o gastos de desplazamientos, de los que suelen guardar las facturas simplificadas (antes tickets) para justificar el gasto y que la empresa pueda proceder a su registro contable.
Es práctica habitual de muchas empresas atesorar los tickets, no sólo como justificante del pago, sino también para justificar el gasto frente a la Agencia Tributaria. Pero, ojo, porque este tipo de recibos son cada vez de peor calidad y nos puede ocurrir que, si algún día los necesitamos, no podamos ni leerlos al haberse desvanecido la tinta.
¿Quién puede emitir facturas simplificadas según Hacienda?
La Agencia Tributaria especifica que hay sólo dos tipos de facturas, las simplificadas que sustituyen a los tickets y las facturas completas. En relación a las facturas simplificadas, estas se podrán expedir cuando:
No superen los 400 euros (IVA incluido).
Sean facturas rectificativas.
Por los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria
En las operaciones en las que el anterior Reglamento de facturación, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tickets en las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje.
¿Cúando puede la empresa tirar las facturas rectificativas?
Actualmente, existen empresas homologadas por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas, entre las que se encuentran las facturas simplificadas o tickets, otorgándoles así la misma validez legal a efectos tributarios, de manera que en el mismo momento de digitalizarse se pueden tirar estos documentos.
Pero además, en la actualidad, contamos con un nuevo aliado: nuestros propios smartphones o tablets, que cada día que pasa incorporan más utilidades. Por ejemplo, gracias a distintas apps, ya es posible realizar una fotografía de un ticket, cuya imagen sube y almacena, y que incluso puede colocar en un flujo de aprobación para el pago.
Con la eliminación del papel, el reporte de los tickets, su comprobación, la validación de las notas de gasto y su posterior contabilización quedan integrados en un entorno digital.
¿Se puede recuperar el IVA de las facturas simplificadas o tickets?
Las empresas y profesionales que realicen actividades económicas tienen el derecho de deducir el IVA que han pagado cuando esté relacionado con su actividad, aunque en algunos casos el IVA puede ser no deducible. Por ejemplo, esto puede suceder cuando:
- No se justifica de forma adecuada el gasto con una factura completa, debiendo incluir esta los datos fiscales y NIF del cliente y proveedor, fecha, número y concepto claramente especificados, desglose de la base imponible y cuota del IVA.
- No están debidamente registrados en la contabilidad de la empresa.
- Si han pasado más de 4 años desde la emisión de la factura.
- Los bienes y servicios que se encuentran entre las exclusiones y restricciones del derecho a deducir que se recogen en el artículo 96 de IVA.
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